Η διαχείριση των ταμειακών ροών (cash flow) αποτελεί θεμέλιο λίθο για κάθε επιχείρηση, ειδικά στον απαιτητικό τομέα του λιανικού εμπορίου, όπου η ισορροπία ανάμεσα στη ρευστότητα και την οικονομική κατάρρευση μπορεί να είναι εξαιρετικά εύθραυστη. Ένα κρίσιμο στοιχείο αυτής της διαχείρισης είναι η διατήρηση ισχυρών σχέσεων με τους προμηθευτές, γεγονός που διευκολύνει τη διαπραγμάτευση ευνοϊκότερων όρων πληρωμής σε περιόδους οικονομικής πίεσης. Η φράση «Cash is king» μπορεί να ακούγεται κλισέ, αλλά παραμένει πιο επίκαιρη από ποτέ. Χωρίς επαρκή διαθέσιμα κεφάλαια, ακόμα και η πιο πολλά υποσχόμενη επιχείρηση μπορεί να καταρρεύσει.

Για να διαχειριστεί σωστά τις ταμειακές της ροές, μια επιχείρηση πρέπει να εφαρμόσει τρεις βασικές πρακτικές: 

1. Κατανόηση της κίνησης χρημάτων: Είναι κρίσιμο να γνωρίζεις πότε μπαίνουν και πότε βγαίνουν τα χρήματα από την επιχείρησή σου. Οι εποχικές διακυμάνσεις μπορούν να επηρεάσουν δραστικά τη ρευστότητα.
2. Πρόβλεψη 12 μηνών: Δημιούργησε ένα μοντέλο πρόβλεψης ταμειακών ροών για έναν ολόκληρο χρόνο. Σκέψου το σαν ένα «ραντάρ» που σου δείχνει πού έρχονται οι καταιγίδες – και σε βοηθά να προετοιμαστείς.
3. Επιτήρηση κρίσιμων δεικτών: Παρακολούθησε τακτικά το υπόλοιπο του τραπεζικού σου λογαριασμού, τον χρόνο που χρειάζεσαι για να εισπράξεις από πελάτες, το πόσο γρήγορα ανανεώνονται τα αποθέματα και φυσικά, την πορεία των πωλήσεων.

Καμία επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους ή εμπειρίας, δεν είναι άτρωτη απέναντι σε μια οικονομική κρίση, μια επιχειρηματική αποτυχία ή τις διακυμάνσεις στις ισοτιμίες. Η διαρκής επαγρύπνηση και η έγκαιρη δράση είναι τα καλύτερα μέσα άμυνας.

Ειδικότερα για μια μικρή επιχείρηση, η έλλειψη ταμειακών διαθεσίμων δεν είναι απλώς ένα πρόβλημα, μπορεί να δημιουργήσει ζήτημα επιβίωσης. Κάθε χρόνο, πολλές μικρές επιχειρήσεις αναγκάζονται να βάλουν λουκέτο, όχι επειδή δεν είναι κερδοφόρες, αλλά επειδή ξεμένουν από ρευστό. Ακόμα και μια προσωρινή ταμειακή δυσκολία μπορεί να δυσχεράνει βασικές λειτουργίες, όπως η πληρωμή του προσωπικού, των ενοικίων ή των προμηθευτών.

Τι προκαλεί όμως τα προβλήματα στη ρευστότητα των επιχειρήσεων; Υπάρχουν πολλοί λόγοι που μπορούν να μειώσουν τη ρευστότητα των επιχειρήσεων κάποιοι από αυτούς είναι:

• Μείωση πωλήσεων: Όταν τα έσοδα πέφτουν, τα μετρητά στερεύουν.
• Εποχικότητα: Σε περιόδους χαμηλής ζήτησης, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίζει «ξηρασία» ρευστότητας.
• Απρόβλεπτα έξοδα: Ένα ξαφνικό έξοδο μπορεί να ανατρέψει τον οικονομικό προγραμματισμό.
• Καθυστερημένες πληρωμές από πελάτες: Αυτή είναι ίσως η πιο συνηθισμένη «παγίδα» για μικρές επιχειρήσεις. Όταν οι εισπράξεις καθυστερούν, ολόκληρη η αλυσίδα λειτουργίας τίθεται σε κίνδυνο.

Η κατανόηση των ταμειακών ροών δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Στην πραγματικότητα, πρόκειται απλώς για μια απλή σύγκριση: τα χρήματα που εισέρχονται στην επιχείρησή μείον τα χρήματα που εξέρχονται. Όσο το ποσό που εισπράττεται είναι μεγαλύτερο από αυτό που δαπανάται η επιχείρηση έχει θετική ταμειακή ροή, κάτι που είναι πάντα καλό νέο! Πως μπορεί όμως μία επιχείρηση να υπολογίσει τις ταμειακές ροές της; Αρχικά επιλέγουμε μία χρονική περίοδο όπως μήνα, τρίμηνο ή έτος. Μετά αθροίζουμε τα ποσά που εισπράξαμε τη συγκεκριμένη περίοδο, δηλαδή τα ποσά των τιμολογίων που έχουν εξοφληθεί. Το τελευταίο βήμα είναι να αφαιρέσουμε τα έξοδα της περιόδου που επιλέξαμε στην αρχή που θα συμπεριλαμβάνουν όλες τις δαπάνες της επιχείρησης όπως για παράδειγμα λειτουργικά έξοδα (π.χ. λογαριασμοί), έξοδα μισθοδοσίας, ασφαλιστικές εισφορές, τόκους και φόρους καθώς και δαπάνες αγοράς εμπορευμάτων και πρώτων υλών. Με τι διαδικασία αυτή και αναλόγως του αποτελέσματος (αρνητικού ή θετικού) η επιχείρηση μπορεί να γνωρίζει αν κινείται με θετικό ή αρνητικό cash flow.    

Η ελεύθερη ταμειακή ροή (Free Cash Flow) είναι ο δείκτης που δείχνει πόσα μετρητά πραγματικά μένουν «ελεύθερα» μετά την κάλυψη όλων των βασικών αναγκών της επιχείρησης και υπολογίζεται με τον παρακάτω τύπο: 

Καθαρό εισόδημα + Απόσβεση/Υποτίμηση – Μεταβολή στο κεφάλαιο κίνησης – Κεφαλαιουχικές δαπάνες = Ελεύθερη Ταμειακή Ροή 

Με λίγα λόγια, αυτή είναι η ρευστότητα που μπορείς να αξιοποιήσεις για επενδύσεις, αποπληρωμή δανείων ή ακόμη και για να κρατήσεις «μαξιλάρι ασφαλείας».

Τρόποι για σωστή διαχείριση ταμειακών ροών

Α. Επισκόπηση ταμειακών ροών

Για κάθε επιχείρηση που επιδιώκει να διατηρεί τον έλεγχο των οικονομικών της, το πρώτο και πιο κρίσιμο βήμα είναι η συνολική κατανόηση της ταμειακής της κατάστασης. Η επισκόπηση των ταμειακών ροών πρέπει να γίνεται από όλες τις πλευρές τόσο στο παρόν όσο και στο μέλλον. Για να επιτευχθεί αυτό, απαραίτητα εργαλεία είναι η Κατάσταση Ταμειακών Ροών και η Πρόβλεψη Ταμειακών Ροών.

Η Κατάσταση Ταμειακών Ροών λειτουργεί ως ένας «οικονομικός καθρέφτης» του παρελθόντος. Πρόκειται για μια αποτύπωση των μετρητών που εισήλθαν και εξήλθαν από την επιχείρηση σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο – συνήθως μηνιαία. Περιλαμβάνει στοιχεία όπως έσοδα από πωλήσεις, χρηματοδότηση, επενδύσεις και έξοδα όπως μισθοδοσία, λειτουργικά κόστη, αποπληρωμή δανείων, προμήθειες. Είναι ουσιαστικά η ανασκόπηση της «καθημερινής πραγματικότητας» της επιχείρησης.

Η Πρόβλεψη Ταμειακών Ροών επικεντρώνεται στο μέλλον. Αποτελεί ένα βασικό εργαλείο πρόληψης και σχεδιασμού, καθώς επιτρέπει στην επιχείρηση να εντοπίζει ενδεχόμενα προβλήματα ρευστότητας προτού αυτά εμφανιστούν. Η πρόβλεψη βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα, όπως οι συνήθεις καθυστερήσεις πληρωμών πελατών, οι εκτιμώμενες πωλήσεις, οι προγραμματισμένες αγορές αποθεμάτων και τα προβλεπόμενα σταθερά και μεταβλητά έξοδα. Ένα τέτοιο πλάνο βοηθά στην έγκαιρη λήψη αποφάσεων, είτε αυτές αφορούν περικοπές εξόδων είτε αναζήτηση επιπλέον χρηματοδότησης.

Β. Απαιτήσεις/πληρωμές από πελάτες

Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια στη ροή μετρητών για τις μικρές επιχειρήσεις είναι τα απλήρωτα τιμολόγια. Η καθυστέρηση στην είσπραξη πληρωμών από πελάτες μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα ρευστότητας, ακόμη και αν η επιχείρηση είναι κατά τα άλλα υγιής. Ωστόσο, υπάρχουν πρακτικές που κάθε επιχείρηση μπορεί να εφαρμόσει για να μειώσει το διάστημα μεταξύ τιμολόγησης και πληρωμής.

Τιμολόγηση χωρίς καθυστερήσεις: Η καθυστέρηση στην έκδοση τιμολογίων μεταφράζεται άμεσα σε καθυστερημένη είσπραξη. Αντί να περιμένει το τέλος του μήνα, μια επιχείρηση μπορεί να τιμολογεί αμέσως μετά την ολοκλήρωση της συναλλαγής ή του έργου. Σε περιπτώσεις έργων μεγαλύτερης διάρκειας, είναι προτιμότερο να υιοθετεί τμηματική χρέωση, είτε σε μηνιαία βάση είτε ανά φάση ή επίτευξη οροσήμων, ώστε να εξασφαλίζονται σταθερές εισροές μετρητών.

Κατανόηση των προτιμήσεων πληρωμής των πελατών: Πολλοί πελάτες προτιμούν την ηλεκτρονική πληρωμή μέσω άμεσης κατάθεσης ή συστημάτων αυτόματης εξόφλησης. Είναι σημαντικό η επιχείρηση να γνωρίζει ποια μέθοδο προτιμά κάθε πελάτης και να έχει κατάλληλα διαμορφωμένα μέσα είσπραξης, ώστε να αποφεύγονται τεχνικές καθυστερήσεις.

Απλήρωτα τιμολόγια: Κάθε επιχείρηση χρειάζεται να διαθέτει μηχανισμό που να παρακολουθεί ποια τιμολόγια είναι ανοιχτά και ποια πλησιάζουν στην ημερομηνία λήξης πληρωμής. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα να κινηθεί έγκαιρα, να στείλει υπενθυμίσεις ή να επικοινωνήσει με τον πελάτη πριν δημιουργηθεί πρόβλημα ρευστότητας.

Γ. Σχέση με τον εκτελών της πληρωμή σας

Στο πλαίσιο των επιχειρηματικών σχέσεων, ιδιαίτερα στον τομέα B2B, η επικοινωνία περιορίζεται συχνά στο εμπορικό ή διοικητικό προσωπικό. Ωστόσο, για να διασφαλιστεί η έγκαιρη πληρωμή τιμολογίων, είναι εξίσου σημαντικό να υπάρχει άμεση επαφή με το άτομο που διαχειρίζεται τις πληρωμές στην επιχείρηση του πελάτη. Η γνώση του ονόματος και της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του υπαλλήλου που εκδίδει τις επιταγές ή τις εντολές τραπεζικής πληρωμής μπορεί να αποδειχθεί καθοριστική. Αντί να αναζητά κανείς πληροφορίες μέσω τρίτων, η άμεση επικοινωνία με το λογιστήριο δίνει τη δυνατότητα:

• Να λαμβάνονται συγκεκριμένες απαντήσεις σχετικά με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η πληρωμή.
  
• Να υπάρχει ταχύτερη διεκπεραίωση σε περιπτώσεις καθυστέρησης.
  
• Να χτίζεται μια επαγγελματική σχέση εμπιστοσύνης με το οικονομικό τμήμα του πελάτη.

Πολλές μικρές επιχειρήσεις επικεντρώνονται μόνο στο εμπορικό σκέλος της συνεργασίας, αγνοώντας την αξία της επικοινωνίας με το λογιστήριο. Ωστόσο, το άτομο που διαχειρίζεται τους πληρωτέους λογαριασμούς είναι αυτό που έχει την εξουσία να επισπεύσει ή να εξηγήσει μια καθυστερημένη πληρωμή. Μια καλή, επαγγελματική σχέση με αυτόν τον υπάλληλο βελτιώνει την ταμειακή σταθερότητα της επιχείρησης.

Δ. Ταμειακό απόθεμα ασφαλείας

Ένα από τα πιο σημαντικά μέτρα πρόληψης απέναντι σε προβλήματα ρευστότητας για μια μικρή επιχείρηση είναι η δημιουργία ενός ταμειακού αποθέματος ασφαλείας. Αν και η συσσώρευση μετρητών για μελλοντική χρήση δεν είναι πάντα εύκολη, ειδικά σε περιόδους έντονης οικονομικής πίεσης, αποτελεί βασική στρατηγική για τη βιωσιμότητα της επιχείρησης. Οι περισσότεροι οικονομικοί αναλυτές συνιστούν στις μικρές επιχειρήσεις να διαθέτουν αποθέματα ρευστότητας που καλύπτουν 3 έως 6 μήνες σταθερών εξόδων. Το ύψος αυτού του αποθεματικού εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες της κάθε επιχείρησης – το μέγεθος, τη σταθερότητα των εσόδων, την εποχικότητα και τη γενική οικονομική εικόνα της. Το αποθεματικό μπορεί να λειτουργήσει ως δίχτυ ασφαλείας για την πληρωμή μισθοδοσίας, την κάλυψη έκτακτων εξόδων και τη συνέχιση της λειτουργίας σε περιόδους με χαμηλά έσοδα.

Η αποταμίευση δεν χρειάζεται να ξεκινήσει με μεγάλα ποσά. Αρκεί να καθιερωθεί μια σταθερή, έστω και μικρή, εισφορά στον αποθεματικό λογαριασμό. Με τη βοήθεια της πρόβλεψης ταμειακών ροών, είναι εφικτό να δημιουργηθεί ένα ρεαλιστικό και βιώσιμο πλάνο αποταμίευσης, το οποίο μπορεί να επεκτείνεται με τον καιρό. Μια τραπεζική γραμμή πίστωσης (credit line) μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως εφεδρική πηγή ρευστότητας. Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά δάνεια, προσφέρει ευελιξία: τα κεφάλαια είναι διαθέσιμα όταν χρειαστούν και χρησιμοποιούνται κατά περίπτωση — είτε για κάλυψη αναγκών προσωπικού, είτε για την εξόφληση προμηθευτών.Το σημαντικό είναι η αίτηση για την πιστωτική γραμμή να γίνει σε περίοδο οικονομικής ευρωστίας, ώστε να εγκριθεί με ευνοϊκούς όρους. Όταν χρησιμοποιείται, είναι σημαντικό να εξοφλείται έγκαιρα, ώστε να παραμένει διαθέσιμη για μελλοντικές ανάγκες.

Ε. Στρατηγική ανάπτυξης

Η ανάπτυξη είναι ένας από τους κύριους στόχους κάθε επιχείρησης. Ωστόσο, αν δεν σχεδιαστεί προσεκτικά, μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα ρευστότητας. Σε πολλές περιπτώσεις, η ταχεία επέκταση οδηγεί σε αυξημένα έξοδα πριν υπάρξουν αντίστοιχα έσοδα. Για παράδειγμα, η ανάληψη μιας νέας σύμβασης μπορεί να απαιτεί πρόσληψη νέου προσωπικού, εξοπλισμό ή προμήθειες. Αν όμως οι όροι πληρωμής του πελάτη προβλέπουν εξόφληση σε 30, 60 ή και 90 ημέρες, υπάρχει σοβαρός κίνδυνος να παρουσιαστεί έλλειψη ρευστότητας τη στιγμή που θα πρέπει να καταβληθούν οι μισθοί ή να πληρωθούν άλλες υποχρεώσεις.

Η στρατηγική προσέγγιση στην ανάπτυξη απαιτεί προβλεπτικότητα. Με τη βοήθεια μιας πρόβλεψης ταμειακών ροών, οι υπεύθυνοι της επιχείρησης μπορούν να εκτιμήσουν πόσο χρόνο θα χρειαστεί για την επιστροφή των κεφαλαίων που επενδύθηκαν στην ανάπτυξη, καθώς και να εντοπίσουν πιθανές περιόδους έντασης στις ταμειακές ροές. Επιπλέον, η χρήση ενός πιστωτικού ορίου (credit line) μπορεί να προσφέρει πολύτιμη στήριξη σε τέτοιες μεταβατικές φάσεις, εξασφαλίζοντας ευελιξία χωρίς να διαταράσσεται η καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Καθώς μια επιχείρηση επεκτείνεται, είναι σημαντικό να αξιολογεί κάθε νέο πελάτη σαν μια επένδυση. Το ερώτημα δεν είναι μόνο αν το έργο είναι κερδοφόρο, αλλά και πόσος χρόνος θα απαιτηθεί για να επιστραφούν τα χρήματα που επενδύθηκαν ώστε να υποστηριχθεί αυτή η συνεργασία.